履歴書・職務経歴書のためのポイント

採用担当者に悪い印象をもたれない最低限のルールを押さえましょう。

履歴書についての基礎知識

履歴書は応募者の「全体の輪郭」を表すもの。職務経歴書は「仕事の能力」に特化して書きますが、こちらは応募者の「人となり」を総合的に伝える「分身」ともいうべき存在です。したがって、採用側にネガティブな印象を与えることのないよう、読みやすい槽書の自筆で、事実を正確に書くことが求められます。もちろん、誤字・脱字・当て字などは言語道断です。また、修正液は使ってはいけません。そのためには鉛筆で下書きをしておき、それを清書するとよいでしょう。通常、履歴書と職務経歴書はいっしょに提出します。履歴書の内容が採用側の興味を引かない場合、職務経歴書に目を通さないまま不採用とされることもあります。だからこそ、履歴書では文字や記載データをはじめとする「ごく限られた要素」を通して「誠意とやる気」を伝えなくてはならないのです。

履歴書作成のポイント

ポイント1
●市販の「履歴書」を用いて、黒いインクの万年筆で書く
市販の履歴書用紙を利用します。用途によっていろいろな用紙があります。「一般用」でもかまいませんが、＜退職理由＞などの欄がある「転職者用」を選んだほうが、効果的に自己PRができる点で有利です。筆記用具は、ボールペンよりも、黒インクの万年筆か、細いサインペンのほうが、文字が濃くすっきり見えるでしょう。
ポイント2
●下書きをしたうえで、ゆっくり、ていねいに書く
学校の卒業年度などの必要なデータをすべて揃え、履歴書用紙を使って下書きをします。下書きを終えた時点で、「目立つ空自はないか」「西暦と年号が混じってないか」など、きびしい日でチェックしてから清書に移ります。上手に書こうと乳つと、字の並びが不自然になりますから、「ゆっくり」、「ていねいに」を心がけましょう。下手でも、ていねいに書いてあれば、好印象を与えるはずです。
ポイント3
●学校名や会社などはなるべく省かず、正式名称を書く
履歴書は公的な書類なので、名称などについては正式な表記が求められます。学歴欄では、「都立東西高校卒」ではなく「東京都立東西高等学校卒業」が正式。職歴欄でも、「㈱第一商事営業部3課」ではなく「株式会社第一商事営業部営業3課」が正式です。略式の表記が目立つと「ビジネスマナーの欠如」「いい加減な性格」を指摘されかねないので、正式を心かけたほうが無難です。
ポイント4
●書くときに注意し、書いた後に見直して、誤字・脱字は絶対しない
最も注意しなくてはいけないのが、誤字・脱字です。たった1字のミスで不採川になることもあるので、書くときは細心の注意を払いましょう。そして、書き上げてからはよく見直しましょう。仮に誤りが見つかったら、新しい用紙に書き直すようにしましょう。2本線を引いて訂正したり、修正液を用いたりしたら、横着な印象を与えてマイナスです。
ポイント5
●文体や表記の統一を図り、不安定な印象の履歴書にしない
誤字とは言えませんが、表記の不統一も読み手に不安定な印象を与えます。よくある不統一は「年号」と「西暦」の混じり。学歴欄では「平成〇年」になっているのに、免許・資格欄では「200×年」になっているといった具合です。また、数字が「十二」になっていたり、「12」になっていたり・・・。文体の不統一も不自然な印象を与えます。＜「です」・「ます」調＞＜「である」調＞が、バラバラにあると落ち着きません。どちらを選んでもいいですが、統一しましょう。
ポイント6
●自分の考えを自分の言葉で書く
最後に、最も大切なポイントは「自分の考え」がしっかり伝わるように善くということです。志望動機の欄で、「貴社の将来性」など、ありふれた動機を書いたら、「何も考えていない人」と思われるでしょう。この会社をどうして志望したか、よく考え自分の言葉で書き記すことです。多少、ピントが外れた内容でも、パターン化された記述よりもずっと好印象を与えます。採用側が知りたいのは、能力を含めたあなたの個性です。ですから、いくら上手にまとめていても個性の感じられない履歴書は決して評価されることはありません。自分の考え、言葉を大切にしてあなた自身が100％表現された履歴書を作成しましょう。

記入の際に迷う点

Q.都道府県などは略してもOK?
A.原則として、略さずに「○○県××市～」「××県立・・高校」㈱○○ではなく株式会社○○と書く。と略しても許されるのは、原則的に自分が働いている会社のみ。その場合でも、できるだけ正式名称を使いたい。2回以上出てくる場合は、状況から判断し、略しても問題なければ「××市～」「県立・・高校」と書いてよい。
Q.宛名はどうすればいい？
A.採用担当者名がわかっていれば異体的な個人名を書く。わからない場合は「採用係御中」「人事部（課）御中」でもよい。
Q.応募動機はどう書く？
A.「御社の業務に関心があるため」では、印象に残らない。専門職では「こんな仕事をしたい」と、職務的関心をアピールする必要があるが、補助職の場合は「通勤が便利」「その会社に親近感がある」といった理由でもかまわない。人柄がわかるような書き方を心がける。
Q.趣味や特技はどう書く？
A.直接職務には関係ないことだが、「プラスα」になりそうな特技や趣味があれば、書き添えておく。
Q.健康や家族関係はどう書く？
A.基本的には「健康状態は良好」と書くベだが、病気やけがの後遺症などで就けない職務がある場合は、隠さずに「00業務なら可能」と書けばよい。家族関係については、基本的には家族欄のない履歴書を使う。指定の履歴書に家族欄があれば、差し支えない範囲で書けばよい。
Q.書きにくい項馴こついては？
A.「給与の希望」などの欄には「御社の基準をまず伺ってからお答えしたいと思います」と記す。最初から一方的な条件を持ち出すのは避けましょう。

こんな履歴書は避けよう

人間関係のトラブルは志望理由にはならない
転職理由でよく見られるのが「職場の人間関係のトラブル」です。この点に触れることだけはNGです。転職の「表向きの理由」として最も妥当と思われるのは、「現在の勤務先ではできない・難しいことが、新しい応募先では可能である」というものです。そのためには、企業の資料や業界誌などで情報が集め、事前に応募先企業の今後の事業展開を調べておく必要があります。

趣味欄に「特になし」は絶対に避けよう
趣味・特技などの欄を空欄で提出する人が意外に多い。この欄は、工夫次第で採用側の興味を呼び起こすことができますし、面接の際の会話の糸口にもなるものです。応募する職種にどこか関連性のありそうな内容を選んで書いておくべきです。資格にウソを書くのは問題ですが、趣味や特技についてはかなり柔軟性をもった書き方をしてよいと思います。

応募の基本的姿勢は事業内容への共感

望ましい応募動機は「その企業や事業への共感」。それを理解していないと、どんなり立派な経歴の人でも採用されません。職歴が浅くても、仕事に関連性のある資格を持っているとアドバンテージになる。なるべく上位資格が欲しいところですが、関連上位資格を「取得した」と書いたらウソになりますが、勉強中と書いても良いでしょう。「趣味」欄は、あまり職業とかけ離れた内容のものを挙げるより、美的センスを磨くという憲味合いも込めてふさわしいと思われるものを記入しましょう。

短期で離職した場合は特に理由づけをはっきりと
1年足らずの就業期間で転職を考える場合は、何か明確な理由づけをひとつは考えておきましょう。採用側は、それをことばどおりには受け取らないかもしれませんが、少なくとも「表向きの理由」をきちんと述べることができる才覚と社会的常識は評価されるはずです。

多彩なキャリアをある人の悲劇

十分な職業経験があり、さらには立派なキャリアを積んでいる人の場合、事実をありのままに書けば、書類が視覚的に散漫になり、「どれも目立たない」結果になりがち。つまり、これまでさまざまな成果を挙げてきた人は、履歴書では選りすぐりの内容を視覚的にもバランスよく配置して「できるだけシンプルで質にこだわった記入」を心がけよう。

異動の履歴は履歴書に成果は職務経歴書に
「履歴」と「職務経歴」をごちゃ混ぜにしてはNG。履歴書では異動歴を中心にあくまでも「仕事のアウトライン」を伝えるのが目的。受賞歴や成果は職務経歴書で述べたほうがわかりやすい。何もかも伝えようとするとかえって逆効果。

シンプルであるがゆえにアピール度が高くなる

履歴書では、職歴は社内の異動や昇進だけに絞りましょう。受賞歴は「賞罰」の項目でさらりと触れるだけに留めて、詳細は職務経歴書に譲る形をとる。こうすることで、採用担当者はまず彼の異動の経緯から経験分野を理解します。そして、もっと成果を知りたいと思えば、職務経歴書を参照するでしょう。そこで、輝かしいキャリアを目の当たりにして、抜群の営業手腕を実感するというアプローチです。このように段階を踏んだほうが、いきなり「私はこんなにすごいキャリアの持ち主です」とすべてを明かするよりも数段効果的です。「書くことがない」人は若干の「水増し」が必要かもしれないが、職歴、実績とも十分なキャリアの持ち主の場合は、書く内容を厳選すべき。

勤続年数が短い人の場合

短い期間であっても「経験」はアピールできる
勤続経験が数年程度という人は、社内での異動や担当が変わった経験があれば、履歴書でも簡単に触れておきましょう。勤続経験年数は少なくても、ひととおりの実務能力を身につけてきたという印象を与えることができます。詳しい職務内容や実務能力は職務経歴書に譲るとして、取得資格や特技のほか、現在収得を目指して挑戦中の資格や個人的に勉強を続けていることなどにも、さらりと触れておくと、予想以上の効果を生むことがあります。資格欄に記入する場合、その職務に直接関連のないものを羅列するのは逆効果であるが、持っている資格を全部書くのではなく、応募する職種に合わせて書き分けたほうが採用側も混乱しないし、自分にとっても有利となることが多い。もし、応募する職種に関連した資格や技術がまったくない場合は、「現在簿記1級を目指し勉強中」といった表現で、素養があることを間接的にアピールするのも賢い方法。

フリーター時代の経験がある人

フリーターとして働いた期間の長さにもよりますが、可能な限り具体的な職務内容を履歴書に盛り込みます。不自然に空白の多い職歴は、視覚的にも有利ではありませし、採用側は、フリーター経験者に対して新卒で仕事が見つからなかったのではないかなど能力的に問題があるのではないかという不安を感じるものです。それを払拭するためにも、「きちんと実務をこなしていた」という証拠を履歴書でアピールしておきましょう。また、最近は「フリーター」とはいっても、リーダー的な立場で仕事をする人もいる。もし、そのような体験があれば、必ず触れるようにしましょう。

フリーターを選択した理由は履歴書でも触れておく
フリーター経験者に対して、面接でほとんどの採用担当者は「なぜ、フリーターの道を選んだのか？」という質間をするでしょう。その際の答え方も評価の基準となるからです。そのときに正直に「就職活動はしたのですが、結局内定が取れなくて」と答えるのはマイナス。「資格の勉強時間を確保するため」など、フリーターを選んだきっかけを履歴書の「応募の動機」や「将来の希望欄」に記入しておくことです。こうしておけば、採用側に予備知識を与えられるので、あまり突っ込んだ質問をされないで済んでしまう可能性が高くなります。

目立った成果がない人の場合

業務内容によっては、なかなか日に見える成果を出しにくいものもあります。ただし、「つねに誠実に職務をこなし、職場の士気のアップに貢献した」ことはアピールしてもよいポイントです。履歴書の場合は「人柄を前面に出すこと」が基本的なテクニックです。「志望動機」や「将来の希望」欄で、自分の「考え」や「人柄」を積極的にアピールしましょう。そのほか、職歴欄のほかに、特技や趣味の欄の工夫も印象度のアップに結びつくことが多いものです。スポーツや子供のころから習っているお稽古事など、特別な専門技術や知識を持っていない人の場合でも、円満な人柄に加えて「オールラウンドにいろいろなことをこなせる能力」や「ちょっとした特技」をアピールすることで、誠実な人柄としての適性を最大限に伝えることは十分可能です。業務の点からみれば「成果」や「実績」とはいえないかもしれないが、職場の環境改善や事務処理の手順の合理化なども立派な「成果」であり「実績」だといえるでしょう。

転職の回数が多い人の場合

「逃げの転職」ではなく「前向きの転職」であることをアピール
転職の回数が異常に多い人に対して、採用側がまず考えることは「仕事によるストレスへの耐性が人よりも弱いのでは？」や、「人間関係に問題があるのでは？」という憶測をされる可能性があります。したがって、転職の多い人は、面接でその「合理的理由」を述べられるように十分な事前準備しておくことが必要。さらに、その前段階である履歴書である程度の「情報開示」を行っておけば、採用側に余計な不安を与えずにすみます。いくつもの職場を経験してきたことが必ずしも不利になるとは限りません。同業種で転職していれば、「経験」は継続していることになりますし、異業種への転職経験は「複合的な視点」をもつことになります。したがって、転職経験については、あくまでも前向きな姿勢をアピールするべきです。

転職の理由づけには「幅広い関心」を挙げよう
「どうして頻繁に職場を変わったのか？」という質問に対して、たとえそれが事実であっても「人間関係がうまくいかなかった」「職場が予想していたものと違っていた」と答えるのは禁物です。一番無難な答え方は「やりたいと思った仕事に出会ったらとにかくチャレンジしてみないと気がすまない」というような「関心領域の広さ」を挙げることでしょう。

実務経験が乏しい人の場合

実務経験がなくても素養と実績を示そう
誰でも最初は初心者です。どんな形であれ「実務」を経験するためには、短期のアルバイトも「実務経験」を増やすことにつながります。未経験者が経理事務に応募する場合、「知り合いの個人事務所の手伝いで経理を引き受けて決算までやっていた」などがあれば「実績」をアピールすることができます。このような例は、小規模な事業所の場合、予想以上に評価されることもあります。したがって「仕事としての実務経験か否か」は別として、応募する仕事に関連があることを経験していれば、表現次第では、実務経験の不足をカバーする役目をしてくれます。また、パソコンや簿記については、検定や資格を取得しておけば、実務経験の有無に関わらず、仕事を見つける際の力となります。「MOS」や「日商簿記2級」は取得しておいても損にはならない資格です。実務経験が必須とされる職種は、意外と多くはありませんし、販売や営業などは「未経験者歓迎」という企業も多い。したがって、あえて「経験者募集」の求人にトライするよりは、「未経験者可」という求人に絞って就職活動を行うのもひとつの方法でしょう。

ブランクがある人の場合

ブランクの「合理的理由」を履歴書にも記しておこう
ブランクがある人は、まず企業側の不安感を取り除くことが先決である。履歴書の段階で積極的な「情報開示」を行うことによって、面接で必要以上に鋭く突っ込まれることを防ぐことができる。とにかく「この応募者は何か隠している」という印象を与えないことが重要。どんな理由であれ、採用側を納得させる「合理的理由」であれば、必要以上に不安を与えることはありません。具体的には「家族の健康問題」「配偶者の転勤」「出産や育児」などであれば、理由が明確なので詮索されることはないでしょう。一方、ブランクの理由が「本人の健康問題」であれば、現在は健康であることを積極的にアピールする必要があります。とくに最近増えている精神面での不調については、表現にひと工夫が必要です。ウソを書くのは避けるべきですが、ほかに体の不調があればそちらを強調しておいたほうがよい場合もあります。

マイナスイメージのある空白には資格スクールを活用しよう
自分にとって不利な印象を与えるおそれがある場合、たとえ短期間でもかまわないので、資格や技術を習得するスクールに通うことをお勧めします。「スクールに通う前は自分で勉強していた」ことにすれば、離職期間中も自己研費に励んでいた印象を与えることができます。

派遣社員として働いてきた人の場合

派遣社員に求められる職務内容やスキルは明確なので、これまでの実績をわかりやすく伝えることは十分可能でしょう。単に「正社員のほうが待遇がいいから」といった応募理由では理由づけとしては不十分だ。「正社員だからこそできる仕事」を挙げて、その業務に強い関心があるということを伝えたい。しかし、今回求められるのは「なぜ、今、正社員か」という理由です。そこを説得力のあることばで伝えなくてはなりません。派遣社員と正社員では「異動の有無」が一番大きな違いでしょう。正社員となるからには、社内での人事異動を受け入れることが前提となります。したがって、採用側から「なぜ正社員に応募したのか」と問われたときに、「ある職務に特化した働き方よりも、企業の事業に総合的に関わりたいと思うようになったので」という答え方をしておくと説得力があります。もちろん、その企業の福利厚生などの待遇面に魅力を感じたというのが本音かもしれませんが、それをそのまま伝えるのは社会人としての常識を疑われます。あくまでもその企業や事業内容への共感を前面に出しながら、「自分の経験をもって社業に貢献したい」という姿勢を貫きましょう。

パート社員で働いていた場合

これまでパートで働いてきた人が正社員に応募する場合は、「なぜ正社員か？」という理由づけが必要。「パートから正社員」という変化を求める場合は、「もっと収入を増やしたい」「子どもの手が離れたので長時間働ける環境になった」というような具体的な理由を履歴書に書き添えましょう。このような記述があることで、「この人は正社員として採用されるだけの能力がなかったのでは？」採用側の余計な憶測を避けられます。最近は身分的にはパートであってもー日8時間働く「フルタイムパート」も増えている。もし、自分の仕事がそれに当てはまる場合は、「実質的には正社員同様の仕事をしていた」ことを積極的にアピールすべきでしょう。

自営業の経験がある人の場合

一度独立した自営業者やフリーランサーが、改めてわざわざ「雇用される」という選択をすることは少ない。採用側は「事業に行き詰まった」などの理由を考えるでしょうが、「自営（もしくはフリー）で食い詰めたので会社勤めをする」という印象は、決してプラスイメージとはいえないので、十分注意が必要です。一番無難な理由づけは、「自分の事業規模では不可能なことをもっと大規模な企業で実現したい」ということですが、この理由も応募先が中小企業の場合は必ずしも適切とはいえません。その場合は、「特色ある企業に働くことで自分の経験が生かせるのではないかと思った」というような記述にするのが適切でしょう。採用側は自営業に対して「自分で仕事をしてきた」経験によって、ずっとサラリーマンを続けてきた人に比べて、経営的視点を持っていることが多いし、問題の発見や解決力も高いと見なされるからです。その一方で、これまで「自分だけで物事が決められる立場にいた人が、果たして組織になじめるのか？」というメリット・デメリットを感じています。したがって、履歴書や職務経歴書では、「環境への適応性」を意識的にアピールしておくべきです。自営業・フリーランス経験者が「雇用される働き方」を選択する理由は、充実した福利厚生や、身分的な安定を求めることが多い。とくに「子どもの誕生」をきっかけにワークスタイルを変えるケースが多く見られるが、それだけを「応募理由」とするのは避けたほうが賢明でしょう。

通常、応募書類として必須なのが履歴書と職務経歴書です。募集している会社側にとっては、送られてきた書類が求職者の経験や能力を把握できる数少ない材料であり、書類から面接を行うかど うかのふるいにかけられます。つまり、他の応募者と比較されることになるのです。その際に、最低限のマナーやルールが守られていないと、それだけで不採用になってしまうかもしれません。 そこで、履歴書と職務経歴書を作成する上でのポイントを紹介します。

職務経歴書作成のポイント

・パソコン等を使用してきれいに印刷する
・A4サイズで2枚以内が目安
・日付、氏名、連絡先を必ず入れる
・見出しは階層化し、見やすいレイアウトにする
・箇条書きの構成で、簡潔な表現を心掛ける
・実績や成果は明確に書く
・前職での経験などは、応募先の会社での業務にどのように活かせるかを伝える
・応募先の会社で何をチャレンジしたいかを伝える